Rozwiązania IT nowej generacji

PLatforma elektronicznego obiegu zadań i dokumentów - SOLVEO.EDI

Charakterystyka systemu SOLVEO.EDI

SOLVEO.EDI jest systemem do zarządzania elektronicznym obiegiem zadań i dokumentów. Dostarcza bogatą funkcjonalność, która została zbudowana na podstawie wieloletnich doświadczeń w zakresie zarządzania mechanizmami typu „workflow” w średnich i dużych organizacjach.

System SOLVEO.EDI dzięki rozbudowanej funkcjonalności i elastyczności nadaje się nie tylko do wdrożeń w przedsiębiorstwach ale doskonale sprawdza się również w administracji publicznej. Jest doskonałym narzędziem umożliwiającym katalogowanie i wspomagającym zarządzanie dokumentami.

Mechanizmy zarządzania użytkownikami, grupami i ścieżkami przepływu dokumentów pozwalają na współdzielenie informacji i jednoczesny dostęp do dokumentów wielu użytkownikom.

System pozwala także organizować pracę w zespołach roboczych udostępniając dokumentację projektową według zadanych kryteriów.

Rozwiązania wersjonowania zmian i historyzacji pozwalają na wgląd we wszystkie zmiany jakim były poddawane dokumenty.

Modułowa budowa pozwala na elastyczność wdrożeń dzięki czemu system może być łatwo rozbudowywany, tak by spełniał wszystkie stawiane mu wymagania  a dzięki możliwości integracji z innymi systemami organizacji może stać się zintegrowaną platformą umożliwiającą szybki dostęp do informacji.

SOLVEO.EDI pozwala także efektywnie zarządzać obiegiem dokumentacji związanej z wdrożeniem i utrzymaniem normy ISO 9000.

 

Schematy ścieżek przepływu - „Workflow”

Podstawą obiegu dokumentów w SOLVEO.EDI są mechanizmy typu „workflow”. Odwzorowują one procesy zadań i instrukcji kancelaryjnych organizacji tworząc ścieżki obiegu dokumentów.

Moduł „Workflow” systemu pozwala na definiowanie dowolnych schematów ścieżek obiegu dokumentów dzięki czemu platforma może odwzorować rzeczywiste procesy, przepływu informacji w organizacji.

W ramach zdefiniowanych schematów ścieżek system może ewidencjonować podstawowe zdarzenia takie jak wpłynięcie dokumentu lub dekretacja. Elastyczność modułu pozwala także na definiowanie dedykowanych zdarzeń i statusów dokumentów.

 

Grupy robocze

Moduł grup roboczych pozwala na definiowanie grup użytkowników, które mogą odwzorowywać logiczną strukturę organizacyjną.

W module zawarta została także cała funkcjonalność związana z zarządzaniem kontami użytkowników i uprawnieniami do dokumentów. System umożliwia definiowanie uprawnień dla pojedynczych użytkowników lub całych grup.

Uprawnienia dostępu do dokumentów można definiować zbiorczo dla typu dokumentu jak i dla każdego z dokumentów oddzielnie.

 

Obieg dokumentów

System wspomaga pracę z dwoma typami elektronicznych dokumentów. Pierwszym typem są dokumenty powstałe w skutek wypełnienia i przesłania elektronicznych formularzy a drugim dokumenty wprowadzone jako pliki, np.: DOC i PDF.

Każdy z dwóch typów dokumentów można dowolnie sparametryzować.

Sam proces obiegu dokumentów odbywa się według zadanych schematów ścieżek przepływu. Zainteresowani użytkownicy są informowani o wszelkich zmianach w ramach przepływu dokumentu, automatycznie przez system, który rozsyła wiadomości e-mail.

Po zalogowaniu się na swoje konto użytkownicy mają dostęp do panelu zarządzania obiegiem dokumentów. W zależności od uprawnień mogą wykonywać czynności związane z obsługą danego dokumentu i przekazywać go dalej według schematu ścieżki przepływu.

 

Katalog dokumentów

Wszystkie rejestrowane w systemie dokumenty tworzą skatalogowane archiwum, które dostępne jest dla użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia.

SOLVEO.EDI zapewnia  łatwy i szybki dostęp do dokumentów znajdujących się w archiwum poprzez wyszukiwarkę. Zaimplementowane mechanizmy wyszukiwania pozwalają przeszukiwać katalog również po treściach dokumentów wprowadzonych jako pliki np. DOC i PDF.

 

Możliwości integracji

  • System może być zintegrowany z zewnętrznymi systemami rejestrującymi dokumentację, np. rejestry pism,
  • Może pobierać dokumenty z elektronicznej skrzynki podawczej,
  • Może być dwustronnie zintegrowany z systemem poczty elektronicznej,
  • Dokumenty mogą być opatrzone kwalifikowanym lub niekwalifikowanym podpisem elektronicznym,
  • Możliwość integracji z Biuletynem Informacji Publicznej,
  • Możliwość przesyłania dokumentów bezpośrednio z formularzy elektronicznych dostępnych na publicznych portalach internetowych,
  • Możliwość integracji systemu z elektroniczną platformą usług administracji publicznej ePUAP.